KSeF dla JDG: od kiedy obowiązuje i co zrobić przed startem
Od kiedy jednoosobowa działalność musi wystawiać faktury w KSeF, jak się przygotować i co się zmienia w codziennym fakturowaniu.
Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność, KSeF zmienia jedną rzecz: faktura przestaje być plikiem PDF, który wysyłasz mailem, a staje się plikiem w systemie Ministerstwa Finansów. Poniżej: od kiedy, co trzeba zrobić i jak to wygląda na co dzień.
Od kiedy KSeF obowiązuje JDG
Podać daty obowiązku z ustawy o VAT w obecnym brzmieniu: 1 lutego 2026 (najwięksi podatnicy), 1 kwietnia 2026 (pozostali), oraz wyjątki dla najmniejszych podatników i faktur z kas. Zweryfikować z gov.pl / BIP MF przed publikacją.
Kogo dotyczy obowiązek
Krótko: czynnych podatników VAT i — w zależności od przepisów — zwolnionych z VAT. Opisz, jak sprawdzić swoją sytuację.
Co, jeśli spóźnisz się z przygotowaniem
Co musisz zrobić przed startem
- Wybierz sposób logowania do KSeF — token, certyfikat KSeF albo profil zaufany przez aplikację MF.
- Nadaj uprawnienia, jeśli faktury wystawia ktoś poza Tobą (np. biuro rachunkowe).
- Wybierz program do fakturowania, który wysyła faktury do KSeF i pilnuje statusów.
- Wystaw fakturę testową na środowisku testowym MF.
Token czy certyfikat?
Token jest prostszy na start; certyfikat KSeF przydaje się m.in. do wystawiania faktur offline (kod QR II). Szczegóły w artykule Certyfikat KSeF dla JDG.
Jak wygląda fakturowanie z KSeF na co dzień
Wystawiasz fakturę tak jak dziś. Program wysyła ją do KSeF, dostaje numer KSeF i potwierdzenie (UPO), a klient dostaje wizualizację z kodem QR, którym może sprawdzić fakturę.
A gdy KSeF nie działa
Fakturę można wystawić w trybie offline i dosłać później — więcej w artykule Offline24 w KSeF.
Podsumowanie
- KSeF zmienia nośnik faktury, nie Twoją pracę: wystawiasz, program wysyła.
- Przygotuj logowanie i uprawnienia wcześniej, zanim będą potrzebne.
- Sprawdź daty w oficjalnych źródłach MF.
Najczęstsze pytania
Czy JDG bez VAT też musi korzystać z KSeF?
TODO(fakty): potwierdzić zakres obowiązku dla zwolnionych z VAT i datę objęcia ich obowiązkiem.
Czy mogę dalej wysyłać klientowi PDF?
Tak, jako wizualizację. Fakturą w rozumieniu przepisów jest plik ustrukturyzowany w KSeF; PDF z numerem KSeF i kodem QR ułatwia klientowi weryfikację.