KSeF a kasa fiskalna: sprzedaż wysyłkowa, paragony z NIP i faktury od 2027
Kasa dla klientów prywatnych, KSeF dla firm. Co zmienia się 1 stycznia 2027 dla faktur z kasy i paragonów z NIP, i kiedy sprzedaż wysyłkowa nie wymaga kasy.
Sprzedajesz przez internet: trochę osobom prywatnym, trochę firmom. Masz kasę fiskalną albo właśnie się zastanawiasz, czy musisz. I teraz dochodzi KSeF. Co z czym się łączy? Krótko: kasa to sprzedaż dla osób prywatnych, KSeF to faktury dla firm. Ale między nimi są przepisy przejściowe, które kończą się 31 grudnia 2026. Poniżej rozkładam to na części.
Dwa osobne obowiązki
Kasa rejestrująca. Sprzedaż na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności, co do zasady ewidencjonujesz na kasie. Są zwolnienia, o nich niżej.
KSeF. Faktury dla firm wystawiasz w KSeF. Faktury dla osób prywatnych są z tego obowiązku wyłączone.
Te obowiązki się nie wykluczają. Sklep internetowy może mieć jednocześnie kasę (dla klientów prywatnych) i KSeF (dla faktur firmowych).
Faktury z kasy do końca 2026
Do 31 grudnia 2026 działają dwa wyjątki dla podatników z kasą:
- faktury wystawiane przy zastosowaniu kasy rejestrującej mogą być elektroniczne albo papierowe, poza KSeF,
- paragon z NIP-em nabywcy do 450 zł może być fakturą uproszczoną.
Od 1 stycznia 2027 oba wyjątki znikają. Firma, która kupi u ciebie coś „na paragon” i poprosi o fakturę, dostanie fakturę w KSeF. Także przy drobnych kwotach.
Faktura do paragonu: dwie zasady, które zostają
Paragon musi mieć NIP. Jeśli sprzedaż poszła przez kasę, fakturę dla firmy wystawisz tylko wtedy, gdy na paragonie był NIP nabywcy. Faktura do paragonu bez NIP-u grozi dodatkowym zobowiązaniem w wysokości 100% VAT z tej faktury. Dlatego pytaj o NIP przed nabiciem paragonu, nie po.
Zostaw ślad. Gdy wystawiasz fakturę do sprzedaży z kasy, w dokumentacji zostawiasz numer paragonu i numer unikatowy kasy albo sam paragon w wersji papierowej.
Sprzedaż wysyłkowa: kiedy kasa nie jest potrzebna
Rozporządzenie MF zwalnia z kasy niektóre czynności i niektórych podatników. Dla sklepów internetowych i usług online najważniejsze są trzy:
Wysyłka towarów opłacona w całości przez bank lub pocztę. Zwolnienie obejmuje dostawę towarów pocztą albo kurierem, jeśli całą zapłatę dostajesz na rachunek bankowy (albo przez pocztę lub SKOK), a z ewidencji i dowodów zapłaty jasno wynika, czego dotyczyła i kto kupił, łącznie z adresem.
Usługi dla osób prywatnych opłacone w całości przez bank lub pocztę. Podobny warunek: cała zapłata na rachunek i dowód, za jaką usługę.
Mała sprzedaż. Jeśli w poprzednim roku sprzedaż dla osób prywatnych nie przekroczyła 20 000 zł (bez VAT), możesz działać bez kasy. Jeśli zaczynasz, liczysz ten limit proporcjonalnie do okresu działalności. Po przekroczeniu zwolnienie traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu przekroczenia.
Dwa zastrzeżenia:
- Zwolnienia obowiązują najdłużej do 31 grudnia 2027.
- Niektóre towary i usługi zawsze wymagają kasy, niezależnie od zwolnień. Rozporządzenie ma ich listę i warto ją sprawdzić dla swojej branży.
Płatności przez operatorów płatności to częsty temat interpretacji. Jeśli to twój główny kanał, ustal to z księgową, zanim zrezygnujesz z kasy.
Jak to poukładać w sklepie internetowym
- Ustal, czy potrzebujesz kasy. Sprawdź zwolnienia: wysyłka z przelewem, usługi z przelewem, limit 20 000 zł.
- Klient firmowy? Faktura w KSeF. Po 2026 bez wyjątków dla faktur z kasy.
- Klient prywatny? Kasa (chyba że zwolnienie) i faktura tylko na żądanie, poza KSeF albo dobrowolnie w KSeF.
- Pytaj o NIP przy zamówieniu, a nie po fakcie. To jedno pole w formularzu sklepu.
NIP klienta firmowego sprawdzisz w Sprawdź NIP.
Trzy przykłady
Sklep z ceramiką, wysyłka kurierem, płatność przelewem. Klienci to głównie osoby prywatne. Cała zapłata przychodzi na rachunek, a w zamówieniu są dane i adres klienta. To typowy kandydat do zwolnienia „wysyłkowego”. Kawiarnia, która zamawia filiżanki na NIP, dostaje fakturę w KSeF.
Stoisko na targach i sprzedaż online. Na targach klienci płacą gotówką i kartą na miejscu. Ta sprzedaż nie jest wysyłkowa, więc zwolnienie z kasy dla wysyłki jej nie obejmie. Jeśli przekroczysz limit 20 000 zł sprzedaży dla osób prywatnych, potrzebujesz kasy.
Korepetycje online. Usługa dla osób prywatnych, zapłata przelewem z tytułem „lekcje październik”. Jeśli z przelewu jasno wynika, czego dotyczy zapłata, to drugie typowe zwolnienie: usługi opłacone w całości przez bank.
Jak to zrobiłem w Wystaw
Wystaw nie jest kasą fiskalną i jej nie zastąpi. Zrobiłem go do faktur: dla firm idą do KSeF same, a do sprzedaży z katalogu wystawisz fakturę z telefonu w kilka stuknięć. Jeśli prowadzisz sklep na własnym silniku, faktury możesz tworzyć przez publiczne API Wystaw (plan Pro).
Więcej o fakturach dla osób prywatnych w tekście Faktura konsumencka a KSeF. Limit 10 000 zł na faktury poza KSeF opisuję w tekście KSeF a limit 10 000 zł.
Podsumowanie
- Kasa: sprzedaż dla osób prywatnych. KSeF: faktury dla firm.
- Do 31 grudnia 2026 faktury z kasy i paragony z NIP-em do 450 zł mogą być poza KSeF. Od 2027 już nie.
- Faktura do paragonu tylko wtedy, gdy paragon miał NIP.
- Sprzedaż wysyłkowa opłacona przez bank może być zwolniona z kasy. Zwolnienia działają najdłużej do końca 2027.
Źródła
- Ustawa o VAT, tekst jednolity (Dz.U. 2026 poz. 1263): art. 111 ust. 1 (kasa przy sprzedaży dla osób prywatnych), art. 106ga ust. 1 i ust. 2 pkt 4 (KSeF, wyłączenie konsumentów), art. 145n ust. 1 i 3 (faktury z kas i paragony z NIP do 31 grudnia 2026), art. 106e ust. 5 pkt 3 (faktura uproszczona do 450 zł), art. 106b ust. 5 i 6 (faktura do paragonu tylko z NIP-em, 100% VAT), art. 106h ust. 1 (numer paragonu i kasy w dokumentacji).
- Rozporządzenie MF w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. 2024 poz. 1902, zmiana: Dz.U. 2026 poz. 420): § 2 ust. 1 i § 3 ust. 1 (zwolnienia najdłużej do 31 grudnia 2027, limit 20 000 zł), § 3 ust. 3 pkt 2 (limit bez VAT), § 4 (czynności zawsze z kasą), § 5 ust. 1 (utrata zwolnienia), załącznik poz. 41 i 42 (wysyłka i usługi z zapłatą przez bank lub pocztę).
Najczęstsze pytania
Czy faktury z kasy fiskalnej muszą iść do KSeF?
Do 31 grudnia 2026 r. faktury wystawiane przy zastosowaniu kasy rejestrującej mogą być poza KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. ten wyjątek znika i faktura dla firmy idzie do KSeF.
Czy paragon z NIP do 450 zł nadal jest fakturą?
Do 31 grudnia 2026 r. tak, jako faktura uproszczona. Potem ten wyjątek przestaje działać.
Czy sprzedaż wysyłkowa wymaga kasy fiskalnej?
Nie, jeśli całą zapłatę dostajesz przez bank, pocztę lub SKOK, a z dowodów zapłaty wynika, czego dotyczyła i kto kupił (z adresem). Zwolnienia obowiązują najdłużej do 31 grudnia 2027 r., a niektóre towary zawsze wymagają kasy.
Czy mogę wystawić fakturę do paragonu bez NIP?
Nie. Fakturę dla firmy do sprzedaży z kasy wystawiasz tylko wtedy, gdy paragon zawierał NIP nabywcy. Inaczej grozi dodatkowe zobowiązanie w wysokości 100% VAT z faktury.