KSeF a limit 10 000 zł: czy mikroprzedsiębiorca może poczekać do 2027?
Nie ma „KSeF od 2027 dla mikro”. Jest limit 10 000 zł brutto miesięcznie na faktury poza KSeF do końca 2026 r. Jak go liczyć i kiedy przestać.
„Mikroprzedsiębiorcy mają KSeF dopiero od 2027.” Słyszysz to w każdej grupie dla JDG. To pół prawdy. Ustawa nie mówi nic o mikroprzedsiębiorcach. Mówi o limicie 10 000 zł na faktury wystawione poza KSeF w danym miesiącu. A to zupełnie co innego.
Sam prowadzę jednoosobową firmę, więc ten limit dotyczy też mnie. Poniżej rozbieram przepis na części: jak działa limit, gdzie są pułapki i kiedy lepiej przestać liczyć.
Skąd się wziął mit o mikroprzedsiębiorcach
Obowiązek KSeF dotyczy podatników. Duże firmy zaczęły 1 lutego 2026, wszyscy pozostali 1 kwietnia 2026. Dla małych przewidziano bufor: do 31 grudnia 2026 możesz jeszcze wystawiać faktury poza KSeF, jeśli zmieścisz się w limicie.
Ten limit ktoś kiedyś nazwał „ulgą dla mikro”. Nazwa się przyjęła, ale jest myląca. Status mikroprzedsiębiorcy (liczba pracowników, obrót roczny) nie ma tu żadnego znaczenia. Liczy się wyłącznie wartość konkretnych faktur w konkretnym miesiącu.
Co dokładnie mówi przepis
Przepis przejściowy brzmi tak: od 1 kwietnia 2026 do 31 grudnia 2026 podatnik może wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe, jeżeli łączna wartość sprzedaży z kwotą podatku, udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu, jest mniejsza lub równa 10 000 zł.
Rozłóżmy to na części:
- „wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku” — liczysz brutto, z VAT.
- „udokumentowana tymi fakturami” — liczysz tylko faktury wystawione poza KSeF. Te wysłane do KSeF nie zjadają limitu.
- „w danym miesiącu” — limit odnawia się co miesiąc kalendarzowy. Nie ma rocznej sumy.
- „mniejsza lub równa” — dokładnie 10 000 zł jeszcze się mieści.
I najważniejsze zdanie, ust. 2: prawo do faktur poza KSeF tracisz począwszy od faktury, którą przekroczyłeś limit. Ta faktura już musi iść przez KSeF.
Trzy sytuacje z życia
Jedna duża faktura. Wystawiasz klientowi fakturę na 12 300 zł brutto. Sama jedna przebija limit, więc od razu musi pójść przez KSeF.
Kilka małych. W październiku wystawiasz pięć faktur po 1 845 zł brutto. Razem 9 225 zł, mieścisz się. Szósta, na tę samą kwotę, daje 11 070 zł i przebija limit. Szósta idzie do KSeF.
Mieszanka. Połowę faktur wysyłasz do KSeF, a połowę jako PDF. Do limitu liczą się tylko PDF-y. To działa, ale musisz pilnować dwóch kanałów naraz. Jedna pomyłka w kolejności i faktura „poza KSeF” okazuje się wystawiona bez prawa.
Jak policzyć to w praktyce
Jeśli mimo wszystko chcesz korzystać z limitu do końca roku, zrób to porządnie:
- Na początku miesiąca zacznij od zera.
- Przy każdej fakturze poza KSeF dopisz jej kwotę brutto do sumy.
- Zanim wystawisz kolejną fakturę poza KSeF, sprawdź, czy suma razem z nią nie przekroczy limitu.
- Jeśli przekroczy, tę fakturę wyślij już przez KSeF.
Brzmi prosto, dopóki nie wystawiasz faktur z dwóch urządzeń albo dwóch programów. Wtedy sumę trzeba trzymać w jednym miejscu.
Czego przepis nie mówi wprost
Ustawa nie odpowiada na każde pytanie. Dwa, które słyszę najczęściej:
Czy faktury dla osób prywatnych wliczają się do limitu? Faktury dla osób fizycznych, które nie prowadzą działalności, są w ogóle wyłączone z obowiązku KSeF. Przepis o limicie dotyczy faktur, które bez niego musiałyby iść do KSeF. Wprost tego nie rozstrzyga, więc jeśli masz dużo sprzedaży konsumenckiej i dużo B2B, zapytaj swoją księgową.
A co z fakturami z kasy rejestrującej? Mają osobny wyjątek do końca 2026 r. Opisałem go w tekście KSeF a kasa fiskalna.
Jesteś zwolniony z VAT? Limit dalej cię dotyczy
JDG zwolniona z VAT często w ogóle nie musi wystawiać faktur. Musi je wystawić na żądanie klienta. Ale kiedy już wystawiasz fakturę firmie, obowiązek KSeF działa tak samo jak u płatnika VAT. Limit 10 000 zł też.
Kiedy przestać liczyć
Limit to bufor na przejście, a nie odroczenie. Moim zdaniem ma sens tylko wtedy, gdy:
- wystawiasz kilka małych faktur miesięcznie i wszystkie są daleko od limitu,
- jeszcze nie masz połączenia z KSeF i potrzebujesz kilku tygodni.
W każdej innej sytuacji prościej jest od razu wysyłać wszystko do KSeF. Jedna zasada, zero arkusza. I tak od 1 stycznia 2027 nie będzie wyboru.
Co się dzieje 1 stycznia 2027
Limit znika. Faktury dla firm wystawiasz wyłącznie w KSeF. Od tego samego dnia działają kary: do 100% VAT z faktury wystawionej poza KSeF, a gdy faktura nie ma VAT — do 18,7% kwoty należności ogółem. Szczegóły i lista rzeczy do zrobienia są w tekście KSeF dla JDG: od kiedy.
Nie wiesz, w którą grupę wpadasz? Sprawdź w narzędziu Czy muszę używać KSeF?.
Jak pilnuję tego w Wystaw
W Wystaw zrobiłem to prosto: każda faktura dla firmy idzie do KSeF od razu po wystawieniu. Na liście faktur widzisz, która jest już w KSeF, a która czeka. Nie musisz niczego liczyć.
Podsumowanie
- Nie ma „KSeF od 2027 dla mikro”. Jest limit 10 000 zł brutto miesięcznie na faktury poza KSeF.
- Limit działa od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 i liczy tylko faktury wystawione poza KSeF.
- Przekroczenie działa od faktury, która przebija limit.
- Od 1 stycznia 2027 limit znika i zaczynają działać kary.
Źródła
- Ustawa o VAT, tekst jednolity (Dz.U. 2026 poz. 1263): art. 145l (start 1 lutego 2026 dla największych), art. 145m ust. 1 i 2 (limit 10 000 zł i utrata prawa od faktury przekraczającej), art. 145n (faktury z kas do 31 grudnia 2026), art. 106ga ust. 1 i ust. 2 pkt 4 (obowiązek i wyłączenie faktur dla konsumentów), art. 106b ust. 2 i 3 (faktury przy sprzedaży zwolnionej — na żądanie), art. 106ni ust. 1 (kary).
- Ustawa z 5 sierpnia 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1203): art. 2 pkt 1 lit. o (brzmienie art. 145l–145n), art. 2 pkt 5 lit. b (kary od 1 stycznia 2027).
Najczęstsze pytania
Czy mikroprzedsiębiorca ma KSeF dopiero od 2027 r.?
Nie. Przepisy nie mówią o mikroprzedsiębiorcach. Obowiązek dotyczy podatników od 1 kwietnia 2026 r., a do 31 grudnia 2026 r. można wystawiać faktury poza KSeF tylko w limicie 10 000 zł brutto miesięcznie.
Jak liczyć limit 10 000 zł?
Sumujesz wartość brutto faktur wystawionych poza KSeF w danym miesiącu kalendarzowym. Faktury wysłane do KSeF się nie liczą. Dokładnie 10 000 zł jeszcze się mieści.
Co jeśli przekroczę limit w połowie miesiąca?
Prawo do faktur poza KSeF tracisz od tej faktury, którą przekroczyłeś limit. Ta faktura i kolejne muszą iść przez KSeF.
Czy JDG zwolniona z VAT też ma ten limit?
Tak. Zwolniony z VAT zwykle wystawia faktury na żądanie, ale gdy wystawia fakturę firmie, obowiązuje go KSeF i ten sam limit.