Blog / 16.10.2026

Faktura dla osoby prywatnej z UE: KSeF, VAT i język (JDG)

Klient prywatny z Austrii czy Niemiec prosi o fakturę. Czy musi iść do KSeF, kiedy jest obowiązkowa, jaki VAT i w jakiej walucie ją wystawić.

Klientka z Wiednia kupiła u ciebie kurs online. Klient z Hamburga zamówił plakat. Oboje proszą o fakturę. Czy taka faktura musi iść do KSeF? Jak ją wystawić, w jakim języku i z jakim VAT? Poniżej porządkuję to krok po kroku, z perspektywy JDG.

Najpierw: firma czy osoba prywatna?

To pytanie ustawia wszystko inne. Jeśli klient z UE kupuje jako firma (ma numer VAT UE i podaje go do faktury), fakturę musisz wystawić w KSeF, a potem przekazać mu ją np. mailem z kodem QR. Opisałem to w tekście Faktura po angielsku w KSeF.

Ten tekst dotyczy drugiej sytuacji: klient jest osobą fizyczną, która nie prowadzi działalności. Nieważne, czy mieszka w Polsce, czy w Austrii.

Czy w ogóle musisz wystawić fakturę?

Zwykle nie z automatu. Ustawa każe wystawiać faktury przy sprzedaży dla firm. Osobie prywatnej wystawiasz fakturę na jej żądanie. Żądanie musi przyjść w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dostarczyłeś towar, wykonałeś usługę albo dostałeś zapłatę.

Wyjątek: wysyłkowa sprzedaż towarów do konsumentów w innym kraju UE (tzw. wewnątrzwspólnotowa sprzedaż na odległość). Tam faktura jest obowiązkowa, chyba że rozliczasz się w procedurze unijnej OSS.

Czy faktura dla osoby prywatnej idzie do KSeF?

Nie musi. Ustawa wprost wyłącza z obowiązku KSeF faktury wystawiane na rzecz osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności. Taką fakturę wystawiasz jako zwykłą fakturę elektroniczną (np. PDF) albo papierową.

Możesz ją też wystawić w KSeF dobrowolnie. Wtedy pamiętaj o dwóch rzeczach:

• Jeśli przekazujesz ją klientowi poza KSeF, np. mailem, musisz oznaczyć ją kodem QR prowadzącym do faktury w KSeF.
• Jeśli klient ma ją odebrać w KSeF, musisz mu podać ten kod i dane potrzebne do znalezienia faktury.

Dla klienta z Wiednia KSeF nie ma żadnej wartości. Nie zaloguje się tam. Dlatego przy konsumentach z zagranicy zwykle prościej jest zostać przy PDF-ie poza KSeF. Więcej o tym wyborze w tekście Faktura konsumencka a KSeF.

Jak opisać takiego klienta na fakturze

Imię, nazwisko i adres. Numeru podatkowego zwykle nie ma. Jeśli jednak wystawiasz fakturę w KSeF, w pliku FA(3) zaznaczasz wtedy „brak identyfikatora podatkowego”.

Jaki VAT?

Tu robi się ciekawiej i warto to ustalić z księgową, bo zależy od tego, co sprzedajesz:

• Usługi „zwykłe” dla osoby prywatnej, np. projekt graficzny czy konsultacja: co do zasady opodatkowane tam, gdzie masz siedzibę firmy. Czyli polski VAT, jak dla klienta z Polski.
• Usługi elektroniczne, np. kurs online w formie automatycznej, e-book, subskrypcja: miejscem opodatkowania jest kraj klienta. Wyjątek dla małych: dopóki suma takiej sprzedaży do konsumentów z innych krajów UE nie przekroczy w roku 10 000 euro, zostajesz przy polskim VAT.
• Towary wysyłane do konsumenta w innym kraju UE: ten sam próg 10 000 euro, liczony łącznie z usługami elektronicznymi. Po jego przekroczeniu VAT kraju klienta.

Jeśli wpadasz w VAT kraju klienta, w praktyce rozliczasz się przez procedurę OSS. To temat na osobny tekst i na rozmowę z księgową.

Waluta i język

Fakturę możesz wystawić w euro i po angielsku albo po niemiecku. Kwotę VAT wykazujesz w złotych, przeliczoną po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego przed dniem powstania obowiązku podatkowego. Szczegóły w tekście Faktura po angielsku w KSeF.

A kasa fiskalna?

Sprzedaż dla osób prywatnych co do zasady ewidencjonujesz na kasie rejestrującej, także gdy klient jest z zagranicy. Są zwolnienia, m.in. dla małej sprzedaży i dla sprzedaży wysyłkowej opłaconej przelewem. Opisałem je w tekście KSeF a kasa fiskalna.

Przykład krok po kroku: kurs online dla klientki z Wiednia

Sprzedajesz nagrany kurs online. Klientka z Wiednia płaci 120 euro i prosi o fakturę.

1. Kim jest nabywca? Osoba prywatna, bez numeru VAT UE. Faktura nie musi iść do KSeF.
2. Czy musisz wystawić fakturę? Tak, bo klientka o nią prosi, a prośba przyszła w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca sprzedaży.
3. Jaki VAT? Nagrany kurs udostępniany automatycznie to zwykle usługa elektroniczna. Jeśli twoja sprzedaż takich usług do konsumentów z innych krajów UE nie przekroczyła w roku progu 10 000 euro, zostajesz przy polskim VAT. Jeśli przekroczyła, stosujesz VAT austriacki i rozliczasz go przez OSS. Tu warto potwierdzić z księgową.
4. Waluta i język. Faktura w euro, po angielsku. Kwotę VAT przeliczasz na złote po kursie NBP.
5. Doręczenie. PDF mailem. Bez kodu QR, bo faktura nie była w KSeF.
6. Kasa. Usługa dla osoby prywatnej opłacona w całości przelewem, a z dowodu zapłaty wynika, czego dotyczyła? To jedno z typowych zwolnień z kasy.

Co powinno być na takiej fakturze

• twoje dane i NIP,
• imię, nazwisko i adres klientki,
• data wystawienia i kolejny numer,
• nazwa usługi, cena, stawka i kwota VAT (VAT także w złotych),
• waluta i, przy przelewie, IBAN z kodem SWIFT/BIC.

Jak to zrobiłem w Wystaw

W Wystaw, gdy klient jest osobą prywatną, czyli nie ma ani NIP-u, ani numeru VAT UE, przy wystawianiu domyślnie zaznaczona jest opcja „Pomiń KSeF”. Dla firm, także zagranicznych, tej opcji nie ma: ich faktury idą do KSeF. Faktura dostaje status „Poza KSeF”, a klient dostaje PDF mailem, w wybranym języku. W archiwum i w eksporcie dla księgowej taka faktura ma adnotację „poza KSeF — faktura konsumencka”.

Podsumowanie

• Osobie prywatnej wystawiasz fakturę na żądanie, w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca sprzedaży.
• Faktura dla konsumenta nie musi iść do KSeF. Jeśli wyślesz ją dobrowolnie, pamiętaj o kodzie QR.
• Usługi elektroniczne i wysyłka towarów do konsumentów z UE mogą oznaczać VAT kraju klienta i OSS.
• Waluta i język są dowolne, VAT wykazujesz w złotych.

Źródła

• Ustawa o VAT, tekst jednolity (Dz.U. 2026 poz. 1263): art. 106b ust. 1 pkt 1 i 2 oraz ust. 3 (kiedy faktura jest obowiązkowa, faktura na żądanie), art. 106ga ust. 2 pkt 4, ust. 3 i 4 (faktura dla konsumenta poza KSeF, dobrowolnie w KSeF), art. 106gb ust. 4 pkt 6, ust. 5 i 6 (udostępnienie, kod), art. 28c ust. 1 (miejsce świadczenia usług dla konsumentów), art. 28k ust. 1 i 2 (usługi elektroniczne, próg 10 000 euro), art. 22a (sprzedaż towarów na odległość), art. 106e ust. 11 i art. 31a (VAT w złotych, kurs), art. 111 ust. 1 (kasa rejestrująca), dział XII rozdział 6a (procedura unijna OSS).
• Schemat FA(3) (schemat_FA(3)_v1-0E.xsd, MF): element BrakID (nabywca bez identyfikatora podatkowego).

Najczęstsze pytania

Czy faktura dla osoby prywatnej z UE musi iść do KSeF?

Nie. Faktury dla osób fizycznych, które nie prowadzą działalności, są wyłączone z obowiązku KSeF, niezależnie od kraju klienta. Możesz je wystawić w KSeF dobrowolnie.

Czy muszę wystawić fakturę konsumentowi z UE?

Zwykle tylko na jego żądanie, zgłoszone w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca sprzedaży. Wyjątek to wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość, gdy nie rozliczasz się w procedurze OSS.

Jaki VAT na usługi dla osoby prywatnej z UE?

Usługi co do zasady opodatkowane są tam, gdzie masz siedzibę firmy. Dla usług elektronicznych miejscem opodatkowania jest kraj klienta, chyba że łączna sprzedaż takich usług i towarów wysyłanych do konsumentów w innych krajach UE nie przekracza 10 000 euro rocznie.

Zacznij za darmo