Faktura bez VAT w KSeF: JDG zwolniona z VAT krok po kroku
Zwolnienie z VAT nie zwalnia z KSeF. Kiedy faktura jest obowiązkowa, co wpisać w FA(3) (zw, P_13_7, P_19A) i jakich błędów unikać przy fakturze bez VAT.
Jesteś zwolniony z VAT i myślisz, że KSeF cię nie dotyczy? Niestety dotyczy. Zwolnienie z VAT zmienia to, co jest na fakturze, ale nie to, gdzie ją wystawiasz. Poniżej: kiedy musisz wystawić fakturę, co w niej wpisać w KSeF (z polami struktury FA(3)) i jakich błędów unikać.
Opieram się na ustawie o VAT i na Podręczniku KSeF 2.0 Ministerstwa Finansów z sierpnia 2026 r. Źródła są na końcu.
Czy JDG zwolniona z VAT musi używać KSeF
Tak. Obowiązek KSeF dotyczy podatników, a zwolniony z VAT nadal jest podatnikiem. Dla twojej JDG obowiązek działa od 1 kwietnia 2026. Do 31 grudnia 2026 możesz jeszcze wystawiać faktury poza KSeF, jeśli ich łączna wartość brutto w miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Od 1 stycznia 2027 ten wyjątek znika.
Podręcznik KSeF 2.0 mówi to wprost: podatnik zwolniony, który dokumentuje sprzedaż fakturą, wystawia ją co do zasady w KSeF. Dotyczy to także faktur uproszczonych.
Jak liczyć limit, opisuję w tekście KSeF a limit 10 000 zł.
Kiedy w ogóle musisz wystawić fakturę
Przy sprzedaży zwolnionej (np. na podstawie art. 113 albo art. 43 ust. 1 ustawy o VAT) faktura jest obowiązkowa tylko na żądanie nabywcy. Żądanie musi przyjść w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym wykonałeś usługę albo dostarczyłeś towar. Później zgłoszone żądanie nie zobowiązuje cię do faktury.
Dwie rzeczy, które często umykają:
- Rachunek nie zastąpi faktury. Jeśli dokumentujesz sprzedaż zwolnioną — z obowiązku albo z własnej woli — dokumentem jest faktura. Rachunek z Ordynacji podatkowej służy do czynności, które w ogóle nie podlegają VAT.
- Faktura dla firmy z NIP-em idzie do KSeF, także gdy wystawiasz ją dobrowolnie.
Co jest na fakturze bez VAT
Faktura dokumentująca sprzedaż zwolnioną nie musi zawierać stawki podatku, sum wartości netto w podziale na stawki ani kwoty podatku. Musi natomiast wskazywać podstawę zwolnienia.
W strukturze FA(3), czyli w pliku, który trafia do KSeF, wygląda to tak:
| Pole FA(3) | Co wpisać | Obowiązkowe? |
|---|---|---|
| P_12 (w pozycji faktury) | „zw” | zalecane |
| P_13_7 | suma wartości sprzedaży zwolnionej | zalecane |
| P_19 | „1”, czyli znacznik sprzedaży zwolnionej | tak, przy sprzedaży zwolnionej |
| P_19A | przepis ustawy, np. „art. 113 ust. 1 ustawy o VAT” | jedno z trzech pól |
| P_19B | przepis dyrektywy 2006/112/WE | jedno z trzech pól |
| P_19C | inna podstawa prawna | jedno z trzech pól |
Ważne: wypełniasz tylko jedno z pól P_19A, P_19B i P_19C. Gdy podstaw jest kilka, opisujesz je razem w jednym polu — każde mieści do 256 znaków. Pola P_12 i P_13_7 nie są obowiązkowe, ale MF zaleca ich wypełnienie.
Najczęstsza podstawa dla małej JDG to zwolnienie podmiotowe z art. 113 ust. 1 ustawy o VAT. Nie każdy może z niego korzystać: art. 113 ust. 13 wymienia czynności i towary, przy których zwolnienie podmiotowe nie przysługuje. Jeśli nie masz pewności, którą podstawę wpisać, zapytaj księgową.
Przykład krok po kroku
Graficzka zwolniona podmiotowo projektuje logo dla firmy z Poznania. Klient prosi o fakturę.
- Nabywca: nazwa, adres i NIP klienta w polu NIP. Sprawdź go przed wysyłką, np. w Sprawdź NIP.
- Pozycja: „Projekt logo”, 1 usł., cena 2 500 zł, stawka „zw”.
- Suma: 2 500 zł w polu sprzedaży zwolnionej (P_13_7), bez kwoty VAT.
- Podstawa zwolnienia: P_19 = 1, w P_19A „art. 113 ust. 1 ustawy o VAT”.
- Wysyłka do KSeF. Po przyjęciu faktura ma numer KSeF, a klient widzi ją w swoim KSeF.
Jak przejść przez wysyłkę w różnych narzędziach, opisuję w tekście Jak wystawić fakturę w KSeF.
Faktura bez VAT dla osoby prywatnej
Faktur dla osób prywatnych nie musisz wystawiać w KSeF. Możesz dać klientowi PDF albo wydruk. Możesz też wysłać fakturę do KSeF dobrowolnie — wtedy PDF dla klienta oznaczasz kodem QR. Kiedy to ma sens: Faktura konsumencka a KSeF.
Najczęstsze błędy
Stawka zero zamiast „zw”. Stawka 0 dotyczy innych sytuacji (np. eksportu i WDT) i nie oznacza zwolnienia. Sprzedaż zwolnioną oznaczasz „zw” i podajesz podstawę zwolnienia.
Brak podstawy zwolnienia. Bez znacznika P_19 i jednego z pól P_19A/B/C faktura zwolnionego jest niekompletna.
„Wystawię rachunek, będzie prościej”. Przy sprzedaży zwolnionej z VAT dokumentem jest faktura, nie rachunek.
Poprawianie faktury notą korygującą. Od 1 lutego 2026 noty korygujące nie funkcjonują. Błąd poprawiasz fakturą korygującą w KSeF.
Zły NIP nabywcy. Faktura trafia do firmy o tym NIP-ie i nie da się jej anulować. Wystawiasz korektę „do zera” i nową fakturę dla właściwego klienta.
Jak to zrobiłem w Wystaw
Gdy w pozycji faktury wybierzesz stawkę „zw”, Wystaw od razu pokazuje pole „Podstawa zwolnienia z VAT” i wpisuje w nie „art. 113 ust. 1 ustawy o VAT”. Możesz zmienić rodzaj podstawy (ustawa, dyrektywa, inna) i treść przepisu. Do KSeF idzie plik FA(3) z P_12 „zw”, sumą sprzedaży zwolnionej i znacznikiem P_19 z wybraną podstawą, a na PDF dla klienta trafia ta sama podstawa.
Podsumowanie
- Zwolnienie z VAT nie zwalnia z KSeF. Twoja JDG ma obowiązek od 1 kwietnia 2026, a limit 10 000 zł na faktury poza KSeF działa do 31 grudnia 2026.
- Fakturę przy sprzedaży zwolnionej wystawiasz na żądanie nabywcy (3 miesiące od końca miesiąca sprzedaży). Rachunek jej nie zastąpi.
- W FA(3): „zw” w pozycji i P_13_7 (zalecane), P_19 = 1 i jedno z pól P_19A/B/C z podstawą zwolnienia.
- Faktury dla osób prywatnych mogą zostać poza KSeF.
Źródła
- Podręcznik KSeF 2.0, cz. II „Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF” (MF, sierpień 2026, stan prawny na 1 lutego 2026 r.): pkt 1.3 (podatnik zwolniony: faktura na żądanie w terminie 3 miesięcy, brak rachunku zamiast faktury, faktura w KSeF, faktury uproszczone), pkt 1.6.2 (brak not korygujących), 1.6.4 (błędny NIP nabywcy), pkt 2.4 (faktura dokumentująca sprzedaż zwolnioną: P_12 „zw”, P_13_7, P_19A–P_19C, jedno pole, 256 znaków).
- Struktura logiczna FA(3), schemat XSD (MF): elementy
Fa/P_13_7,Fa/Adnotacje/Zwolnienie(P_19, P_19A, P_19B, P_19C, P_19N). - Ustawa o VAT, tekst jednolity (Dz.U. 2026 poz. 1263): art. 106b ust. 3 (faktura na żądanie przy sprzedaży zwolnionej), art. 106e ust. 4 pkt 3 (elementy, których faktura zwolnionego nie zawiera), art. 113 ust. 1 i 13 (zwolnienie podmiotowe i wyłączenia).
- Ustawa z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o VAT (Dz.U. 2025 poz. 1203): art. 145l–145m (terminy i limit 10 000 zł do końca 2026 r.).
Najczęstsze pytania
Czy JDG zwolniona z VAT musi wystawiać faktury w KSeF?
Tak. Zwolniony z VAT nadal jest podatnikiem. Obowiązek działa od 1 kwietnia 2026 r., a do 31 grudnia 2026 r. można wystawiać faktury poza KSeF w limicie 10 000 zł brutto miesięcznie. Faktury dla osób prywatnych mogą zostać poza KSeF.
Czy zwolniony z VAT musi wystawić fakturę?
Tylko na żądanie nabywcy zgłoszone w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym wykonał usługę albo dostarczył towar. Jeśli dokumentuje sprzedaż, robi to fakturą, a nie rachunkiem.
Co wpisać w FA(3) przy sprzedaży zwolnionej?
W pozycji stawkę „zw” i sumę sprzedaży zwolnionej w P_13_7 (oba zalecane), znacznik P_19 = 1 i podstawę zwolnienia w jednym z pól: P_19A (ustawa), P_19B (dyrektywa) albo P_19C (inna podstawa).
Jaka podstawa zwolnienia dla małej JDG?
Najczęściej art. 113 ust. 1 ustawy o VAT (zwolnienie podmiotowe). Nie przysługuje ono przy czynnościach wymienionych w art. 113 ust. 13, więc w razie wątpliwości zapytaj księgową.