Faktury kosztowe z KSeF

Faktury od dostawców pojawiają się same, prosto z KSeF: do zapłaty, kopiowanie danych do przelewu, oznaczanie opłaconych.

W skrócie: faktury od Twoich dostawców pojawiają się w Wystaw same, prosto z KSeF. Znajdziesz je w Faktury → Koszty. Każda pokazuje, ile i do kiedy zapłacić, a Kopiuj dane do przelewu przenosi numer konta, kwotę i tytuł do aplikacji banku.

Nic nie trzeba ustawiać. Wystarczy połączenie z KSeF.

Skąd się biorą

Po połączeniu z KSeF pobieramy faktury, na których Twoja firma jest nabywcą — przy pierwszym wejściu z ostatnich 3 miesięcy, potem nowe co około 2 godziny. Na liście Koszty pociągnij w dół, aby sprawdzić nowe od razu (najczęściej raz na 5 minut).

Nowe faktury mają kropkę, a przy Faktury w menu widać kropkę, dopóki ich nie otworzysz.

Lista Koszty w Wystaw na telefonie: przełącznik Sprzedaż i Koszty, sekcja Do zapłaty z fakturą po terminie na czerwono i sekcja Opłacone — Faktury → Koszty: najpierw to, co do zapłaty, po terminie na górze.

Do zapłaty i Opłacone

Do zapłaty — od najbliższego terminu; faktury po terminie są na górze, na czerwono.
Opłacone — z ostatnich 30 dni; Pokaż wszystkie odsłania starsze.
Szukasz po nazwie sprzedawcy albo numerze faktury; filtr Miesiąc zawęża listę do daty wystawienia.

Na Pulpicie kafelek Do zapłaty pokazuje sumę i liczbę faktur do zapłaty. Faktury w euro czy dolarach liczymy w złotówkach po kursie z faktury, a gdy go nie ma — po kursie NBP z dnia roboczego przed datą wystawienia, dlatego przy sumie jest „≈”.

Zapłata

Otwórz fakturę i stuknij Kopiuj dane do przelewu. W schowku masz odbiorcę, numer konta, kwotę i tytuł (numer faktury).
Po przelewie stuknij Oznacz opłaconą. Domyślnie z dzisiejszą datą i całą kwotą — Zmień pozwala wpisać inną datę lub kwotę.

Pomyłka? W menu ⋯ jest Cofnij „opłacona”. Tam też pobierzesz PDF i oryginalny XML z KSeF oraz skopiujesz numer KSeF. Korekta ma link do faktury, którą koryguje, i odwrotnie.

PDF tworzymy z pliku z KSeF w neutralnym wyglądzie (to dokument dostawcy, nie Twojej marki), z numerem KSeF i kodem QR do weryfikacji. Jeśli jakiejś informacji nie umiemy pokazać w aplikacji, zobaczysz dopisek „Niektóre dane widoczne tylko w PDF/XML”.

Powiadomienia

Gdy przyjdzie nowa faktura, właściciel i członkowie zespołu dostają mail „Nowa faktura od …” z kwotą i terminem; kilka naraz — jeden zbiorczy. Faktur z pierwszego pobrania (3 miesiące wstecz) nie ogłaszamy. Każdy mail ma link Nie wysyłaj mi tych powiadomień — jedno kliknięcie, bez logowania. Kropka w aplikacji zostaje.

Księgowa maili nie dostaje: widzi koszty w aplikacji (tylko do odczytu) i w eksporcie miesiąca, gdzie są w folderze koszty/ i w pliku koszty.csv — na każdym planie.

Gdy faktur nie widać

„Twoje połączenie z KSeF nie pozwala pobierać faktur kosztowych” — połączenie (np. token KSeF) nie ma uprawnienia do przeglądania faktur. Stuknij Połącz ponownie z KSeF i przy tokenie zaznacz uprawnienie do przeglądania faktur.
Faktura wystawiona dziś może pojawić się dopiero po kilku minutach — KSeF najpierw ją zapisuje.
Faktury, na których jesteś tylko podmiotem trzecim albo upoważnionym (nie nabywcą), na razie nie trafiają do Kosztów.

Koszty nie liczą się do limitu faktur w planie i są dostępne w każdym planie.